顯示設備：可以采用高清投影，尺寸一般選擇150寸，也可以考慮采用液晶拼接屏作為顯示設備。由于會場面積較大，需要考慮信號傳輸距離，如果距離在8-12米內，可以考慮采用無線投屏設備，減少布線的成本和負擔；超過12米后，則必須采用實體布線方式，超過15米則需增加雙絞線延長器。發(fā)言系統(tǒng)：會議單元的數(shù)量一般按座位的數(shù)量來配置，通常一個會議室配置1個領導單元，其余采用意味著單元，外網(wǎng)旁聽席考慮一套，無線手持話筒作為移動發(fā)言使用。擴聲系統(tǒng)：音箱布局主要考慮聲壓級，聲場的均勻度，以及音箱體積和安裝高度。參會人員需要能夠方便地查看其他人員的聯(lián)系信息與背景資料。佛山辦公室會議系統(tǒng)
無紙化會議系統(tǒng)優(yōu)勢：傳統(tǒng)會議的種種短板，讓會議工作者和參與者頭疼。1、會議準備費時費力且不環(huán)保。每次會議的紙張等造成大量的資源浪費，環(huán)境污染。2、靈活性差，臨時會議或緊急會u議時，或是出現(xiàn)人員變動時，往往準備不足，手忙腳亂，甚至手寫有名的品牌等時有發(fā)生。3、會議各種展示工具繁瑣麻煩，筆記本、投影儀、白板、紙、筆、激光筆…… 每次開會都要大件小件、長線短線的整理半天。4、會議保密性差，傳統(tǒng)會議保密資料打印后難以及時銷毀，會議保密性也難以保障。無紙化會議系統(tǒng)可設置保密會議模式，保密會議中的資料不可拷貝，與會人員人員指紋簽到確保會議保密性。佛山辦公室會議系統(tǒng)參會人員可以通過會議系統(tǒng)提前提問和討論，以更好地準備會議。
無紙化會議系統(tǒng)實現(xiàn)了完全無紙化，避免了紙張的浪費和污染。在環(huán)保意識日益增強的現(xiàn)在，無紙化會議系統(tǒng)無疑是較符合環(huán)保需求的會議方式。它不只減少了紙張的使用，還降低了能源的消耗，為地球的環(huán)保事業(yè)做出了積極的貢獻。會議無紙化系統(tǒng)是可以把電子文檔轉化成仿紙質文件的一種電子紙，節(jié)約會議紙張，是對環(huán)境的保護，更是一種的社會責任。用電子化會議資料代替紙質資料，它具有免打印、免銷毀、便于閱讀、易于保存整理等好處，能有效節(jié)省會議組織籌備時間，加快會議進程，提升會議效率，節(jié)約會議支出?？鞎諘h管理系統(tǒng)推出的電子簽到系統(tǒng)、電子胸牌、電子大會信息等等內容都是無紙化辦公的體現(xiàn)。
會議錄播系統(tǒng)用于實現(xiàn)對多媒體信號源的采集和編碼，并錄制儲存為視頻文件，同時實現(xiàn)信號的轉發(fā)功能。滿足對會議中的視頻、音頻信號和計算機動態(tài)屏幕信號進行同步組合錄制并實現(xiàn)直播和點播的功能需求。遠程視頻會議系統(tǒng)將會議與寬帶網(wǎng)絡雙向、多點、實時的通信相結合，組建點對點和多對點遠程視頻會議結構。將視頻、音頻、數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡實時傳送，共享給遠端，與遠端與會者進行討論、交流，實現(xiàn)不受地域限制，實時的視音頻交互。無紙化會議系統(tǒng)提供會議議程、會議投票、資料查閱、批閱標注、屏幕共享等多種功能，為多媒體會議建立一個實用的會議平臺，通過此平臺，改變傳統(tǒng)會議方式，將會議過程中各個環(huán)節(jié)虛擬化、主體信息和承載介質數(shù)字化，以達到節(jié)省紙張和節(jié)約會議籌備時間的節(jié)能環(huán)保目的。會議系統(tǒng)還需要支持多種不同的會議形式，如面對面會議、電話會議或在線視頻會議等。
國際會議廳、商務會議廳(室)宜按照帶同聲傳譯功能的會議系統(tǒng)設計，應設置會議視頻跟蹤攝錄系統(tǒng)、會議視頻顯示系統(tǒng)，宜可設置5．1聲道環(huán)繞立體聲系統(tǒng)。有固定座位的會議廳(室)可選用有線傳輸或無線傳輸?shù)臅h音頻系統(tǒng)，無固定座位的會議廳(室)應選用無線傳輸?shù)臅h音頻系統(tǒng)。面積較大的會議廳、有旁聽席的會議廳除設計會議音頻系統(tǒng)外，應設置會議公共廣播系統(tǒng)，宜可設置會議視頻跟蹤攝錄系統(tǒng)、會議視頻顯示系統(tǒng)。應優(yōu)先選用信譽高、質量好、市場占有率大的品牌產(chǎn)品。會議系統(tǒng)的配置有兩種：一種是單獨配置；另一種是綜合配置。會議系統(tǒng)應支持會議直播和錄制功能，方便追溯和分享。佛山辦公室會議系統(tǒng)
會議系統(tǒng)應該能夠記錄會議的時長和參與人數(shù)等統(tǒng)計信息。佛山辦公室會議系統(tǒng)
會務端是會議過程中的操作端，負責會議運行過程中的資料上傳、界面共享的切換、表決議題的發(fā)起等操作。這部分操作一般由專門的會議管理人員來負責，控制整個會議的進度，及時響應與會者在會議過程中提出的要求?？蛻艚K端是與會者客戶端運行的界面，可實現(xiàn)會議簽到、會議信息瀏覽、會議布局瀏覽、與會人員信息查詢、會議資料交流、界面共享、投票表決、網(wǎng)上瀏覽、視頻點播、資料導出、呼叫服務等功能，便于與會者之間的互動操作與交流。無紙化會議管理平臺可以提供豐富的會議功能，協(xié)助會議主辦方對整個會議流程進行高效便捷的控制，對會前準備，會中管理以及會議會后歸檔操作提供多種服務功能，保證會議正常、有序、安全地進行。佛山辦公室會議系統(tǒng)